首页 W生活权 Y生活记 休闲生活 R吃生活
主页 > R吃生活 >工作快手APP >

工作快手APP

工作快手APP

企业总经理、创意总监、产品开发主管、行销主管⋯⋯不藏私大公开好用、实用50款App,利用零碎10分钟,找到你的好感觉,让该做但麻烦的事,变成容易且有趣,快速提升工作品质与效率!

许多行动也许只费时几分钟,但在适当的情境之下,却能使任务大有进展。「把所有事情都从你的脑袋里弄出来,以合适的类别,组织好项目的各种提醒,以及下一步的行动,保持你的系统更新和完整,充分地检查,使你在任何时候都能信任你的直觉。」美国企业顾问专家大卫艾伦(David Allen)在其效率管理畅销书《搞定!2分钟轻鬆管理工作与生活》(Getting ThingsDone)一书中提出,通过记录的方式,把头脑中的各种任务移出来,藉此头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

这是一个没有数位工具,就没有工作效率的年代。云端工作达人、Citrix大中华区总裁曹衡康,他包包里掏出来至少是两个以上的行动工具:一台手机、一台平板电脑、一台其他作业系统的手机或平板电脑,远处还有一台笔记型电脑。对他而言,现在最有用的管理工具莫过于软体App,从行事管理、资讯蒐集到组织沟通,就算是等飞机出差的空档,都能好整以暇地面对,「云端工作的好处是有助于时间管理,用零碎的时间随时工作,保持效率。」

艾伦在其书中建议,要能够在短时间内管理自我,建立好的工作流程有五个步骤可参考:了解必须「蒐集」的所有资讯、「处理」并决定如何运用、「组织」并据此整理、「整理」成不同选项以便决定如何行动、「行动」,这五个阶段进行水平式管理,在特定时间点观察所有的任务。

提升机动性

在过去,要完成这五个步骤得花费许多心力,除了得找到好用的工具外,最大的困难是,在PC时代,得被绑在定点才能处理。但行动App的出现,不仅可以轻易在数十万个中,找到最合用的选择,更因为行动App有着「跨平台」、「基于云端」、「同步处理」的三大特色,打破原本受限制的时间、地点,大大提升了日常生活与工
作机动性。根据思科调查报告,2014年每位知识工作者拥有连线装置的平均数量将达到3.3部,超过2012年的平均2.8部。此外,云端工作趋势同样对企业带来改变,行动力将在2014年占据企业IT预算20%,2012年则为17%。经营企业视讯会议解决方案的Polycom,台湾区总经理吕理正观察,过去企业认为购买视讯设备是项成本,「金融海啸期间,企业在进行成本降低的过程中,发现这不是成本了,是工具,因为它能有效降低支出。此外,平板等行动工具兴起,让大家随时可以开会,更加降低商务旅行的费用。」

例如工作方法第一步「蒐集待完成的事情」,现在可以透过应用软体iReadG、Flipboard、Pinterest主题式地接收外界讯息,使用代办事项to-do List软体记录事件与步骤。接下来的「处理」步骤,可以使用QuickOfficer编修Office档案、GoToMeeting开启视讯会议、Dropbox或Bump分享档案给同事,「归档」与「回顾」则可使用WorldCard整理名片、Evernote追蹤记录专案进度等。虽然云端工作能够带来不同以往的效率,但琉璃奥图码资讯处资深经理范光治也提出一个疑虑:把资料放在云端固然可以随手可得,但是资料有受到保护吗?工作事物是不是能安全地存在云端?

留意隐私政策

资安专家、Websense台湾区技术总监庄添发认为,行动办公室的风气,从企业角度来看,可以延伸内部防护,让员工使用自己的装置工作时,不会不小心下载到含毒软体,「对个人工作者来说,时常会忽略阅读製造商的Privacy Policy & Term of Use(隐私政策与使用条款),检查传输加密是否使用SSL连线的应用程式,以
及资料存放位置是否加密。当然还需要选择合法的App来源及网站。」一天只有24小时,透过智慧型手机使用行动App,虽然并不会让时间多出来,对许多人而言,也不一定真正能够变得更加善用时间。或者一些複杂度高的事项,最后还是会回到电脑端运作。真正大不同的是,找回了生活的支配权,有选择性地做真正想做的事,一旦让自己面对生活不再混乱,工作成果也会变得更好。而且不只是工作,所有事情都会往好的方向进行!

大中华区总裁推荐:跨国开会工具

见「面」三分情 GoToMeeting随处谈生意

如何管理将近300名位居亚太地区12个城市的员工?又该如何处理散布在全球的客户?每周都在出差的Citrix大中华区总裁曹衡康,随时都在移动中,所以随时採用云端工作,最常用的是视讯会议,「面对面」沟通增加效率,拉近距离。在Citrix任职五年的曹衡康,过去陆续在不同公司协理大中华区市场,经历长达18年,习惯同时和不同地区的伙伴沟通。谈起1995年到中国工作的往事,曹衡康哈哈地笑了起来,「唉唷,那时我在靠近哈尔滨油田工作,外头零下20度,为了传送一个档案到美国,得开一小时的车,到公司的资讯中心打开大电脑才行。」后来即便网路较为便利,开始有行动电话和无线网路,得以使用email沟通事务,「但是我常常需要花很多时间在等档案,等对方修改好、等它寄到、等它下载。」曹衡康举例,和美国的律师修改一纸研拟中的合约,等到档案传到之后,双方需要拿着它讲越洋电话,比对第几页、第几行、第几个字要怎幺修改,「电话费是个问题,而且如果案子要知会十个人,还得分头和十个人讨论修定。」

工作快手APP

建立云端会议室

现在这些麻烦事都消失了,曹衡康熟练地自个人信箱中找到GoToMeeting视讯会议通知,点选其中的连结就能进到云端会议室。与会成员可以选择採用手机、平板电脑、笔记型电脑点选应用程式进入,也可以单纯地从浏览器进入。曹衡康操作着GoToMeeting,不一会位处各地的开会成员纷纷抵达。同时曹衡康开启投影片共享,让所有人看到简报。有时成员则将自己手绘的议题架构,公开给曹衡康浏览。「GoToMeeting是企业开会工具,和一般视讯软体不同的是,企业可以设置会议室密码,控制参与人。

好处是大家可以随处开会,例如我每月有个全区Allin GoToMeeting的大会,每次大约200多人参加,他们可能分别从20个地点进入,」曹衡康说明。与同事分享档案,曹衡康採用的则是Cit r ix开发的企业云端储存工具ShareFile,使用方法类似Dropbox,分享档案时只需要贴上一个连结。不同的是,ShareFile可以设定下载密码,备有下载纪录,主管可以知道伙伴的取用纪录。对于时下流行的即时通讯App,曹衡康认为直接讲电话或视讯开会比较快,除非对方不方便讲电话,不然用它来讨论公事,实在太花时间了,而且容易分心,事情越做越多。

SimpleMind帮助构思

此外,为了增加讨论效率,曹衡康搭配其他构思软体,「我习惯发散式思考,再收纳,不管是手写还是使用数位工具,都会用Mindmap(心智图)。」他熟练地点开平板电脑中的软体SimpleMind,一边开会一边记录,建立蜘蛛状心智图。他比划着说,大家可以从心智图看出哪个领域想得不够周全,「开会最不应该议而不决,所以蜘蛛图每一个路径的尾巴都代表一个行动。最后我再另外製成一个条列一、二、三的执行计画,分享给同事。」从雪地走到云端,曹衡康分析:「云端工作最大的好处是帮助时间管理、做事有效率,没办法想像没有这些移动工具,让我在零碎的时间工作,不然光是平日一天100封的email,都不知要看到何时。」

不仅自己爱用,曹衡康也鼓励同事使用。曾经有面试的主管,因为仍在使用传统手机,而让他放弃雇用。除了Citrix是虚拟化解决方案的企业,需要有对云端了解的同仁之外,「我也希望他是热衷云端工作,有效率的伙伴,」曹衡康说。

 



上一篇: 下一篇:

相关推荐